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就業規則 の作り方

雛形就業規則 の解説と作成のポイント
こんにちは。就業規則 作成のコンサルティングを専門としている社会保険労務士の菊地です。
ここでは、一般的な雛形の就業規則 をベースに、法律上の解説や皆さまが作成する際に気をつけるポイントなどを指摘しています。
もちろん、会社の業種や業態によって記載する内容は異なってきますが、自社の就業規則 を作成する(見直す)ヒントに繋がれば幸いです。
(平成19年9月1日現在施行されている法律に基づいて解説しています)
 

第1章 総 則

第1条 (目的)
  1. この就業規則 (以下「規則という。」は、従業員の労働条件、服務規律、そのほかの就業に関する事項を定めたものである。
  2. この規則に定めのない事項については、労働基準法そのほかの法令の定めるところによる。
ここでのポイントは、就業規則 を作成する意味や目的を伝えることです。
 

会社の現状や会社の目指す目標、従業員への期待、社長の仕事に対する思い、社長の夢などを社長ご自身の言葉で伝えてください。
その思いに共感した従業員が一丸となることで会社が成長します。

就業規則 には従業員の就業に関する重要事項を定めていくことになりますが、その前提にある法令上の基準は、労働基準法などの関係法令に定められていますので、それらの法令に抵触しないように注意することが必要です。

 
  ●当事務所の作成事例

前文
株式会社○○の経営理念は、「○○○○○○、○○○○○○」です。
私たちは、この理念の実現を目指して日々の仕事に向き合っているのです。
そのためには、お客様に喜ばれることはもちろん、仕事を通じて私たちの夢の実現や物、心の満足を達成し、さらに社会貢献を実現していくことが会社の目的です。
目的達成の行動基準等については、別に定める従業員アクションブックに記載しています。

第1条(目的)
1. この就業規則は、株式会社○○(以下「会社」といいます。)で働く皆さんが、自信と誇りを持って仕事に励めるように、従業員の服務および勤務条件に関する事項を定めたものです。
 
2. 本規則に定めのない事項については、労働基準法その他の関係法令の定めるところによります。
 
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第2条 (適用範囲)
この規則は、第2章で定める手続きにより採用された従業員に適用する。ただし、パートタイム従業員、アルバイト及び嘱託従業員の就業に関し必要な事項については、別に定めるところによる。
ここでのポイントは、誰を対象とする規則か、その範囲を決めることです。
 

どの従業員にどの規則が適用されるのか明確にすることが大切です。
雛形では、従業員は4つの区分に分かれており、正規従業員のみがこの規則の適用を受けることになっています。

  1. 正規従業員
  2. パートタイム
  3. アルバイト
  4. 嘱託従業員

他の従業員については、「別に定める」となっていますが、定めていないケースも多く見られます。そのような場合には、正規従業員の就業規則 が適用されることもありますので注意が必要です。
 
 

●当事務所の作成事例

第2条(適用範囲)
1. この規則は、全ての従業員に適用します。
ただし、期間を定めて雇用される契約従業員・パートタイマー・アルバイト、定年後に期間を定めて雇用される嘱託従業員の就業に関する必要な事項については、個別に結ぶ雇用契約書または別に定める「パートタイマー就業規則」もしくは「嘱託規程」を適用して、本規則は適用しません。
 
2. 労働基準法第41条に規定する管理若しくは監督の地位にある者または機密の事務を取り扱う者については、「労働時間、休憩および休日に関する規定」は適用しません。
 
3. 契約従業員、パートタイマー、アルバイトおよび嘱託従業員については、退職金規定は適用しません。(退職金は支給しません)
 
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第3条 (規則の遵守)
会社及び従業員は、ともにこの規則を守り、相協力して社業の発展に努めなければならない。
ここでのポイントは、就業規則 を守る意味を伝えることです。
  就業規則 の目的は、会社が発展するために、会社と従業員が良好な関係を築いて、業務の運営に当たるものです。それを社長の言葉で伝えて下さい。

なお、就業規則 の効力は、労働契約より優先されますが、就業規則 と労働協約では、労働協約が優先されることになります。
 
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第2章 採用及び異動など

第4条 (採用手続き)
会社は、就職希望者のうちから選考して、従業員を採用する。
ここでのポイントは、
会社の求めている人材を採用した従業員を含む全従業員に知ってもらう
ことです。
  従業員の採用は、会社が自由に行えますので特に問題はありません。一方で、採用後に採用を取り消す事態も起こりえますので、その手続きについても予め定めておくことが大切です。
 
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第5条 (採用時の提出書類)
  1. 従業員に採用された者は、次の書類を採用日から2週間以内に提出しなければならない。
    (1) 履歴書
    (2) 住民票記載事項の証明書
    (3) 健康診断書
    (4) 前職者にあっては、年金手帳及び雇用保険被保険者証
    (5) そのほか会社が指定するもの
  2. 前項の提出書類の記載事項に変更が生じたときは、速やかに書面でこれを届け出なければならない。
ここでのポイントは、
採用後の各種手続きで必要となる書類を予め決めておく
ことです。
 

ここでは、採用時に履歴書の提出を求めていますが、実際には提出済みではないでしょうか。したがって履歴書は、後から会社が必要な時に手に入るようにしておくことが現実的です。

また、採用時の提出書類には、社会保険の手続きに必要な年金手帳や雇用保険被保険者証、給与振込みに必要な申請書、身元保証書といった書類もありますので、これらも明記しておけば事務処理もスムーズになります。

最近は、確実な提出を促すために、期限を守らない人に対して何らかの処分を設ける場合もあります。
入社したばかりの従業員との間には、大小さまざまな「認識のズレ」が生じている場合がありますので、規定として盛り込むことも必要ですが、本人とのコミュニケーションを図り、共通の認識を持ってもらうように働きかけましょう。

 
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第6条 (試用期間)
  1. 新たに採用した者については、採用の日から○ヶ月間を試用期間とする。ただし、会社が適当と認めるときは、この期間を短縮し、又は設けないことがある。
  2. 試用期間中に従業員として不適格と認められた者は、解雇することがある。
  3. 試用期間は、勤続年数に通算する。
ここでのポイントは、
新卒社員と中途入社の社員では試用期間の長さが違うことです。
 

試用期間の長さは、法律上特に定めはありませんが、実際には3ヶ月とする例が最も多く、1ヶ月から6ヶ月の範囲が一般的です。
あまりに長い(1年を超えるような)ものについては、無効になる場合がありますので1年以内が無難です。 第1項では、試用期間の「短縮」と「設けない」とありますが、本採用の適否を判断できない場合もありますので、その場合は「延長」して様子をみることも必要です。

試用期間中の解雇(本採用の取り消し)については、本採用後と比較して、より広範囲に解雇の自由が認められています。問題は、その解雇権をどのような場合に行使できるかということになりますが、第2項の規定では、解雇の根拠を通常の解雇事由に求めざるを得なくなってしまいますので、試用期間中の解雇事由として、適格性の欠如を判断できる具体的根拠を示すことが重要です。

 
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第7条 (労働条件の明示)
会社は、従業員の採用に際しては、採用時の賃金、就業場所、従事する業務、労働時間、休日そのほかの労働条件を明らかにするための書面の交付及びこの規則を周知して労働条件を明示するものとする。
ここでのポイントは、
労働条件の明示だけにはとどまらない、社長の期待や思いを伝えることです。
  社長と従業員は、立場は違いますが、同じ目的に向かい合う同士でもあります。
労働基準法でも労働条件の明示は義務付けていますが、期待感も伝えることが出来れば、志しを持って入社してきた従業員にも、その思いは伝わります。 
「鉄は熱いうちに打て」という言葉がありますが、打たれる側にとっても、入社時に心に響いた社長の言葉は忘れるものではありません。
 
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第8条 (人事異動)
  1. 会社は、業務上必要がある場合は、従業員の就業する場所又は従事する業務の変更を命ずることがある。
  2. 会社は、業務上必要がある場合は、従業員を在籍のまま関係会社へ出向させることがある。
ここでのポイントは、人事異動の目的や理由をきちんと伝えることです。
  業務運営上の理由から就業場所や担当業務を変更することは、特別の約束がない限り差し支えありませんが、従業員の意に沿わない場合に争いが生じることがありますので、予め就業規則 に明示しておくことが良いでしょう。

人事異動は、最近では特に出向や転籍が活用されています。
雛形では、「配置転換」と「出向」の場合を想定していますが、「転籍」がある場合には、その旨もきちんと明記しておきましょう。
民法第625条第1項では、「使用者は労働者の承諾を得なければ、使用者としての権利を第三者に譲渡できない」と定められています。つまり、出向については、必ずしも個別の同意を得なくても、包括的な同意があれば可能であると解釈されていますが、完全他社への出向の可能性がある場合には、事前に出向の理由や具体的手続きなど説明することが望ましいでしょう。

なお、転籍については出向と異なり、転籍元の雇用契約を終了させ、新たに転籍先と雇用契約を結ぶことになります。つまり、就業規則 に規定したうえで、従業員の個別の同意も必要となります。 異動に伴う引継ぎがある場合には、どのような形式で、いつまでに行うのか、予め定めてくことも必要です。

 
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第9条 (休職)
  1. 従業員が、次の場合に該当するときは、所定の期間休職とする。
    (1) 私傷病による欠勤が○ヶ月を超え、なお療養を継続する必要があるため勤務できないと認められたとき「○年」
    (2) 前号のほか、特別な事情があり休職させることが適当と認められるとき「必要な期間」
  2. 休職期間中に休職事由が消滅したときは、もとの職務に復帰させる。ただし、もとの職務に復帰させることが困難であるか、又は不適当な場合には、ほかの職務に就かせることがある。
  3. 第1項第1号により休職し、休職期間が満了してもなお傷病が治ゆせず就業が困難な場合は、休職期間の満了をもって退職とする。
ここでのポイントは、休職期間の長さです。
 

休職は、法律で定められているわけではありません。つまり、設けても設けなくてもどちらでも良いということです。しかし、従業員にとっては、病気やケガで療養しても、また元の職場で働ける場所があるという、とても心強い制度です。
一方で、長期雇用を前提としていないパートタイマーにつては、適用を除外している会社が一般的です。

休職を設けるうえで特に注意する点は、休職期間の長さ、休職期間中の給料、休職・復職の判断、休職期間中の社会保険料の取り扱いです。
休職期間については、大企業と中小企業では当然違います。
中小企業であれば代替要員となる派遣を考慮して、3ヶ月から6ヶ月が限度ではないでしょうか。

給料については、無給であれば健康保険から傷病手当金が支給されます。また、休職期間は給料が発生しなくても会社の口座から社会保険料は徴収されていますので、その清算方法につても明記しておくことは必要です。

最近では、うつ病などの精神疾患による休職者が増える中で、休職制度を見直す会社も増えています。
 
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第3章 服務規律

第10条 (服務)
従業員は、職務上の責任を自覚し、誠実に職務を遂行するとともに、会社の指示命令に従い、職場の秩序の維持に努めなければならない。
ここでのポイントは、会社の規律を守らなければならない理由です。
  服務規律は、法律で定められているわけではありませんが、職場の秩序を維持することは、企業経営にとっては必要不可欠です。服務規律には、次条の遵守事項として従業員に日常守ってもらいたい事項を定めますが、ここではその理由を記載しましょう。
一般的にその内容は、多種多様、多岐に及びますので、網羅的に記載することになりますが、自社の労務政策をしっかり盛り込むことが大事ではないでしょうか。
 
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第11条 (遵守事項)
従業員は、次の事項を守らなければならない。
(1) 勤務中は職務に専念し、みだりに勤務の場所を離れないこと
(2) 許可なく職務以外の目的で会社の施設、物品などを使用しないこと
(3) 会社の金品を私用に供し、ほかより不当に金品を借用し、又は職務に関連して自己の利益を図り、若しくは贈与を受けるなど不正な行為を行わないこと
(4) 酒気をおびて就業するなど、従業員としてふさわしくない行為をしないこと
(5) 会社、取引先などの機密を漏らさないこと
(6) 許可なくほかの会社などの業務に従事しないこと
(7) そのほか会社の内外を問わず、会社の名誉又は信用を傷つける行為をしないこと
ここでのポイントは、従業員が日常守るべき内容です。
 

雛形では、5つの構成となっています。

  1. 労働の正常な提供を確保するためのもの
  2. 事務所内の秩序を守るためのもの
  3. 会社の施設などの取り扱いを定めたもの
  4. 業務上の秘密を守るためのもの
  5. 会社の信用を維持するためのもの

そもそも、従業員は会社と労働契約を結べば当然に従業員としての義務が発生します。
その義務は主に、前述の1.と2.と3.と言えますが、平成16年の労働基準法の改正により、解雇事由明示義務が発生したことで、当然に発生する義務を含め、それ以外の服務規律についても明文化して規定しておくことが、トラブルを防ぐためには有効です。
つまり、起こって欲しくないトラブルを事前に想定して具体的に服務規律に盛り込んでおくことが、実際にトラブルが起こった場合の有効な対処法となるのです。

 
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第12条 (セクシャルハラスメントの禁止)
相手方の望まない性的言動により、ほかの従業員に不利益を与えたり、就業環境を害すると判断される行動などを行ってはならない。
ここでのポイントは、何がセクハラに該当するのか?具体的に示すことです。
  平成19年4月に改正男女雇用機会均等法が施行されました。この改正では、女性だけでなく、男性へのセクハラの防止を企業に義務づけました。
会社として、職場内のセクハラによる生産性の低下を招くのは望みません。また、男女差がなく仕事に専念できる企業イメージは、対外的にも有能な人材が多く集まります。
そのためにも、会社として明確な方針を打ち出し、より具体的にどのような行為がセクハラに当たるのか、周知を図ることが大切です。そういった一つ一つの対策が、従業員がより仕事に専念できる環境の下地に繋がります。  

最近では、パワハラ(パワーハラスメント)により従業員が精神的苦痛から休職を余儀なくされたり、うつ病で治療を受けたりするケースも増加しています。
パワハラは、部下の人格などの権利、利益を害する行為であると同時に、会社から与えられた指揮命令権限の悪用、濫用となり二重の意味で問題です。また、パワハラを直接受けていない従業員の士気の低下や、優秀な人材の流出といった影響も引き起こしますので、パワハラの調査・把握も含め、予防する対策を講じることが必要です。

 
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第13条 (出退勤)
従業員は、出退勤に当たっては、出退勤時刻をタイムカードに自ら記録しなければならない。
ここでのポイントは、
会社として望む出勤のあり方、退勤のあり方を決めることです。
 

雛形では、出退勤時のみの場面を想定した規定となっていますが、前後の流れを踏まえた記載が必要です。

  1. 始業前、終業前にすること
  2. 残業する場合の事前ルール(許可制など)
時間管理については、必ずしもタイムカードによる必要はありませんが、労働時間がきちんと把握できる仕組みが必要です。
 
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第14条 (遅刻、早退、欠勤など)
  1. 従業員が、遅刻、早退、欠勤又は勤務時間中に私用外出するときは、事前に申し出て許可を受けなければならない。ただし、やむを得ない理由で事前に申し出ることができなかった場合は、事後速やかに届け出て承認を得なければならない。
  2. 傷病のため欠勤が引き続き○日以上に及ぶときは、医師の診断書を提出しなければならない。
ここでのポイントは、
事前の申出を励行させるなど、会社としてルールを決めることです。
  遅刻、早退、欠勤などの手続きについては、法律で何の定めもありませんが、突然の遅刻や欠勤は、一緒に仕事をしている上司や同僚に迷惑が掛かり、業務への支障をきたす場合もありますので、事前の申出を励行させるなど、会社としてルールを決めることが必要です。

また、直接的な服務規律ではありませんが、他に考えられるのは、競業避止義務規定、秘密保持義務規定、個人情報保護規定などがあります。

競業避止義務規定や秘密保持義務規定では、憲法により「職業選択の自由」は保障されていますが、東京地裁は平成19年4月、幹部社員が退職後1年間は競業他社に転職しないとの誓約書に違反したとして、違約金の支払を命じています。

つまり、幹部社員の競業他社への転職を一定期間制限する社内規定は有効と判断されたことで、就業規則などで競業避止義務規定や機密保持義務規定を盛り込むことは、ライバル会社への転職に一定の歯止めをかけることになるのです。

 
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就業規則 の作り方
  第1章 総則
第2章 採用及び異動など
第3章 服務規律
第4章 労働時間・休憩及び休日
第5章 休暇など
第6章 賃金
第7章 定年・退職及び解雇
第8章 退職金
第9章 安全衛生及び災害補償
第10章 教育訓練
第11章 表彰及び懲戒
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